Phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ, từ thời trang, phụ kiện, giày dép đến tạp hóa. Đây là công cụ hữu ích giúp chủ cửa hàng quản lý tồn kho và theo dõi doanh thu một cách chính xác, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát.

Tuy nhiên, mặc dù đã trở nên phổ biến, nhiều chủ cửa hàng và nhân viên vẫn chưa làm chủ hết các thao tác trên phần mềm. Trong bài viết dưới đây, Delfi sẽ chia sẻ cách sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn trên nhiều thiết bị để giúp chủ cửa hàng tận dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ này.

1. Nguyên lý hoạt động của máy bán hàng bằng mã vạch

1.1 Mã vạch là gì?

Để quản lý hàng hóa với quy mô lớn, phương tiện sử dụng mã vạch đã được phát triển để nhận dạng sản phẩm.

Mã vạch là một chuỗi các dải được xếp xen kẽ giữa các khoảng trống, tuân theo quy tắc mã hóa cụ thể. Nó chứa các thông tin quan trọng như quốc gia đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, số lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước sản phẩm, giá bán, ngày hết hạn, nơi kiểm tra.

Theo thời gian, các loại mã vạch đã trở nên đa dạng hơn, thích ứng với đa dạng dữ liệu cần mã hóa và yêu cầu sử dụng. Ví dụ, trong ngành thời trang, mã vạch thường thể hiện tên sản phẩm, thương hiệu, chất liệu và giá bán. Trong khi đó, mỹ phẩm có thể chứa thông tin về nhà sản xuất, ngày hết hạn và số lô. Để đọc và hiểu mã vạch, những người kinh doanh cần sử dụng máy đọc mã vạch.

1.2 Máy bán hàng mã vạch

Một thiết bị đọc mã vạch hay máy quét mã vạch là một công cụ điện tử được thiết kế để nhận diện và đọc thông tin từ mã vạch. Tương tự như máy quét ảnh, nó bao gồm một nguồn sáng, một ống kính và cảm biến ánh sáng xung quanh. Tín hiệu từ cảm biến sẽ được truyền đến các thiết bị đầu ra để xử lý dữ liệu.

Khi bạn đưa mã vạch của sản phẩm gần thiết bị đọc mã vạch, máy quét sẽ giải mã ký tự từ mã vạch. Một tiếng bíp sẽ phát ra để báo hiệu rằng quá trình giải mã thành công và thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình của máy bán hàng. Trong trường hợp không có báo hiệu, có thể là do mã vạch chưa được cài đặt hoặc có lỗi, do đó, quản lý cửa hàng cần kiểm tra và xử lý.

Mỗi sản phẩm đều có một tem mã vạch, sau khi sử dụng máy quét mã vạch cho việc thanh toán, kiểm kê kho, nhập và xuất hàng, dữ liệu sẽ được chuyển và tích hợp vào phần mềm.

Như vậy, các hoạt động liên quan đến mã vạch trong chuỗi cửa hàng bán lẻ bao gồm:

• Thanh toán bằng mã vạch
• In tem mã vạch trong trường hợp sản phẩm chưa có mã vạch
• Các nghiệp vụ kho liên quan đến mã vạch: nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê kho bằng mã vạch

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch

Quản lý hàng hóa theo cách truyền thống, như việc ghi chép sổ sách hoặc dán tem giá lên sản phẩm, thường dễ gây nhầm lẫn và sai sót. Việc này có thể dẫn đến những vấn đề như quên giá cả khi tính tiền, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và uy tín của cửa hàng. Đây là thời điểm quan trọng để áp dụng công nghệ nhằm giải quyết những thách thức này.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch trở thành một yếu tố quan trọng đối với cửa hàng bán lẻ, đặc biệt là trong những lĩnh vực có nhiều sản phẩm khác nhau. Không chỉ giữ thông tin chính xác về sản phẩm, số lượng và phân loại hàng hóa, mà còn giúp tăng tốc quá trình bán hàng và kiểm kho.

Bằng cách này, việc giảm thiểu mất mát, tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và có sự tự chủ hơn trong các hoạt động kinh doanh, có thể đạt được ngay trong giai đoạn đầu sử dụng phần mềm. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với thiết bị quét mã vạch, máy in mã vạch và máy in hóa đơn không chỉ mang lại hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng mà còn tạo ấn tượng tích cực với khách hàng, giúp có thêm động lực để ghé thăm và mua sắm tại cửa hàng.

3. Cách sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch

3.1 Tính tiền và thanh toán hóa đơn

Trong quá trình thanh toán, thu ngân sử dụng máy quét mã vạch để đọc thông tin như giá cả, tên sản phẩm và kích thước từ mã vạch trên sản phẩm. Đối với các cửa hàng có chương trình thẻ thành viên thẻ cứng, thu ngân cũng áp dụng phương pháp này để quét mã của khách hàng.

Bằng cách đưa sản phẩm, đã được gắn tem và mã vạch, đến trước máy quét, máy sẽ tự động đọc mã vạch, sau đó dữ liệu sẽ được truyền và hiển thị trên giao diện thanh toán của phần mềm quản lý bán hàng cho khách hàng. Đối với các hoạt động liên quan đến quản lý kho như xuất, nhập hàng hoặc kiểm kê kho, nhân viên kho có thể thực hiện các thao tác tương tự như nhân viên thu ngân.

3.2 Kiểm kê kho

Chọn phần kiểm kê trong kho, bạn chỉ cần kích hoạt tính năng quét mã vạch và tiến hành quét từng mục hàng cần kiểm kê. Đối với các mặt hàng có cùng mã, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng kiểm kê tương ứng với số lần quét.

Quá trình xuất và nhập kho được thực hiện tương tự trên mỗi giao diện của các mục tương ứng.

4. Hướng dẫn in tem trên phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch

Đối với các sản phẩm mới nhập về mà chưa có tem mã vạch hoặc mã SKU, cửa hàng yêu cầu nhập số lượng và thông tin sản phẩm vào hệ thống phần mềm, sau đó tạo mã SKU và mã vạch tương ứng.

Trong trường hợp các mặt hàng như đồng hồ, túi xách, ví, thường đã được trang bị sẵn mã vạch. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch có sẵn để thực hiện quá trình nhập kho. Mã vạch này sẽ được sử dụng liên tục trong mọi giai đoạn từ nhập, xuất kho, kiểm kê đến thanh toán.

Sau đó, có thể kết nối với máy in mã vạch để tạo tem sản phẩm và dán lên sản phẩm một cách thuận tiện.

4.1 Tạo mã vạch

Trong quá trình đăng ký hàng hóa trên phần mềm, có hai phương thức mà nhân viên có thể sử dụng. Một là nhập thông tin trực tiếp từ tệp Excel, hai là thêm thông tin trực tiếp vào phần mềm quản lý bán hàng bằng cách sử dụng mã vạch.

Đối với sản phẩm chưa có mã SKU và mã vạch, khi nhập tên hàng vào phần mềm bán hàng Delfi, hệ thống sẽ tự động tạo mã SKU và mã vạch cho sản phẩm đó. Mã SKU sẽ được tạo dựa trên các chữ cái đầu tiên của tên sản phẩm để giúp nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin khi bán hàng.

4.2 In tem mã vạch

Sau khi đã khai báo hàng hóa, để in tem giá, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Chọn Danh Mục, sau đó chọn In Tem Mã.
• Nếu bạn muốn in tem mã thường, hãy tích chọn tab In tem mã thường. Nếu muốn in tem cho chương trình khuyến mãi, hãy chọn tab In tem mã khuyến mãi.
• Chọn sản phẩm mà bạn muốn in tem có thể tìm theo tên sản phẩm đã khai báo. Sau đó, chọn số lượng tem bạn muốn in và nhấn nút in tem để tiến hành in.
• Nếu bạn muốn in tem cho toàn bộ số sản phẩm và nhập cùng một số lượng tem in cho mỗi mẫu sản phẩm, hãy chọn Tất cả nhóm hàng hóa. Tại Tiện ích, bạn có thể nhập số lượng tem in chung để bắt đầu quá trình in.

Do đó, thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa mã vạch, nhân viên và chủ cửa hàng có thể thực hiện các hoạt động nhập hàng và thanh toán một cách nhanh chóng hơn. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến sản phẩm được duy trì chính xác, liên kết và liên tục từ quá trình nhập hàng đến quá trình bán hàng cho khách hàng.

Hãy theo dõi những bài viết chia sẻ kinh nghiệm bán hàng trên trang web của Delfi. Đừng ngần ngại chia sẻ những thách thức bạn gặp phải khi sử dụng phần mềm. Delfi cam kết hỗ trợ bạn mọi lúc bạn cần.

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email: [email protected]

Hotline: 0948 490 070.